MAKALAH PENGAWASAN

PENGAWASAN

Pengawasan bisa didefinisikan sebagai suatu usaha sistematis oleh manajemen bisnis untuk membandingkan kinerja standar, rencana, atau tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu untuk menentukan apakah kinerja sejalan dengan standar tersebut dan untuk mengambil tindakan penyembuhan yang diperlukan untuk melihat bahwa sumber daya manusia digunakan dengan seefektif dan seefisien mungkin didalam mencapai tujuan.

Ada banyak definisi-definisi dari para ahli tentang pengawasan, dari kesemuanya itu dapat disimpulkan bahwa, pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan,merancang system informasi umpan balik,membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya,menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.

A.ALASAN-ALASAN PENTINGNYA PENGAWASAN;

1.     Pengawasan pada suatu organisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi. Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya.

Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting, diantaranya :

a)  Perubahan lingkungan organisasi

Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.

b) Peningkatan kompleksitas organisasi

Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.

c)  Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan

Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.

d)  Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang

Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem pengawasan.

e)  Komunikasi

Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan.

2.    Pengawasan terhadap perusahaan asuransi memang sangat diperlukan agar persaingan yang terjadi antara perusahaan asuransi dapat dipantau oleh pemerintah. Selain itu juga perkembangan  atau pertumbuhan dari perusahaan asuransi dapat diketahui dengan baik oleh pemerintah. Berikut ini adalah pendapat dari para ahli mengenai perlunya pemerintah melakukan pengawasan terhadap perusahaan asuransi :

            I.       Albert H. Mowbray, Ralph H. Blanchard, C. Arthur William Jr. dalam bukunya yang berjudul “Insurance” menyebutkan terdapat 2 alasan yaitu :

1)  Karena perusahaan asuransi menjual janji sekarang, sedangkan pelaksanaannya tersebut dikemudian hari, yaitu bila terjadi  peristiwa yang dipertanggungkan benar-benar terjadi. Akan tertapi dalam pelaksanaannya, janji tersebut terkadang tidak ditepati.

2)  Agar dapat menepati janji tersebut, perusahaan asuransi sangat tergantung pada kondisi keuangan. Dalam hubungan ini, investasi yang tepat sangat menentukan kondisi keuangan perusahaan. Dalam artian bahwa penempatannya maupun jenis investasi yang dilakukannya cukup aman, serta dapat memberikan hasil yang memadai.

         II.       Robert I. Mehr & Emerson Cammack dalam bukunya yang berjudul “Principle of Insurance” lebih menitikberatkan pengawasan permerintah terhadap usaha perasuransian dikarenakan adanya persaingan. Persaingan yang tidak sehat dan tidak terkendali diantara perusahaan asuransi itu sendiri dapat merugikan kepentingan masyarakat. Sehingga terdapat adanya kecenderungan perusahaan asuransi untuk melakukan usaha-usaha dalam mengejar keuntungan dengan melakukan :

1.   Memperlambat atau mempersulit penyelesaian klaim.

2.  Memberikan pelayanan yang berlebihan kepada tertanggung yang memiliki risiko rendah dan terlalu membebani kepada tertanggung yang memiliki risiko tinggi.

3.  Memberikan komisi yang tinggi kepada Agen atau Pialang asuransi, sehingga dapat mengurangi tingkat premi yang dapat memupuk surplus underwriting dan solvency margin dari perusahaan.

      III.       Edwin W. Patterson dalam bukunya yang berjudul “Essential of Insurance Law” menyebutkan 6 alasan perlunya diadakan pengawasan terhadap perusahaan asuransi, berikut alasannya :

1.   Kontrak asuransi yang bersifat elevator, artinya kewajiban penanggung hanya akan timbul bila peristiwa yang belum tentu terjadi benar-benar terjadi.

2.  Nilai yang diperlukan tidak sama.

3.  Kontrak asuransi yang sangat teknis.

4.  Kondisi/persyaratan pertanggungan dalam kontrak asuransi yang dinyatakan dalam polis beraneka ragam, sehingga pada umumnya tertanggung kurang dapat memahami kondisi pertanggungan dengan seksama.

5.  Melindungi kepentingan tertanggung.

6.  Melindungi penanggung yang jujur & bertanggung jawab terhadap persaingan yang tidak sehat dari penanggung yang tidak jujur & tidak bertanggung jawab.

        IV.       Williams & Heins dalam bukunya berjudul “Risk Management and Insurance” lebih menitik beratkan pada perlunya pengawasan  pemerintah terhadap tingkat solvabilitas, pengaturan tarif & kegiatan perdagangan pada umumnya, sehingga dapat menambahkan persaingan yang sehat.

           V.       Gordon C. Dickson dalam bukunya “Introduction to Insurance” menekankan pengawasan pemerintah terhadap usaha perasuransian hal-hal berikut ini :

1.   Solvency Perusahaan.

Kondisi keuangan perusahaan sangat menentukan kemampuan dari suatu perusahaan asuransi untuk dapat memenuhi kewajiban yang dapat timbul setiap saat, sesuai yang telah dijanjikan dalam polis. Oleh sebab itu pengawasan terhadap solvency perusahaan perlu dilakukan agar kondisi keuangan perusahaann tetap solven.

2.  Kejujuran (Fairness).

Sifat dari kontrak asuransi adalah komplek, oleh sebab itu unsur kejujuran harus ada pada setiap penanggung & tertanggung. Pengawasan dilakukan terutama untuk melindungi tertanggung.

3.  Kompeten

Selain memiliki sifat komplek, kontrak asuransi juga memiliki sifat intangible, yaitu berupa janji penyediaan ganti rugi (indemnity) dengan jumlah yang pasti. Pihak yang menjanjikan ganti rugi yang kompeten untuk memenuhi janjinya.

4.  Kepentingan Asuransi (Insurable Interest) tindakan

Insurable interest adalah salah satu dari prinsip yang sangat penting dalam asuransi. Prinsip ini mencegah terjadinya tindakan perjudian dalam asuransi. Suatu pengawasan perlu dilakukan agar seseorang yang tidak mempunyai insurable interest terhadap obyek asuransi tidak akan mengasuransikan obyek tersebut.

5.  Program Asuransi Wajib

Dalam program asuransi ini pengawasan pemerintah diwujudkan dalam bentuk pengaturan program asuransi tertentu yang penyelenggaraannya bersifat wajib (compulsory insurance) bagi anggota masyarakat.

6.  Asuransi Nasional

Di Negara yang maju, pemerintah menjamin risiko sosial (seperti pengangguran, kesehatan, pensiun, dll.) & pemerintah juga membentuk badan yang menyelenggarakan program asuransi nasional tersebut.

Dari berbagai pendapat dari para ahli diatas maka dapat disimpulkan bahwasannya pemerintah perlu untuk melakukan pengawasan terhadap perasuransian disebabkan karena :

a)  Kepentingan masyarakan yang sangat besar terhadap asuransi.

b) Kontrak asuransi yang sifatnya sangat teknis.

c)  Kondisi pertanggungan yang beraneka ragam, sehingga masyarakat kurang dapat memahaminya dengan baik.

d)  Kewajiban perusahaan asuransi untuk menjaga solvabilitasnya.

e)  Persaingan yang tidak sehat dari perusahaan asuransi yang tidak jujur dan tidak kompeten.

f)  Kemungkinan adanya perang tarif.

g)  Perbedaan nilai yang sangat besar (antara jumlah premi dengan jumlah uang pertanggungan) dari kesepakatan yang telah diperjanjikan.

h)  Perbedaan waktu pemenuhan kewajiban bagi penanggung & tertanggung.

i)   Insurable interest terhadap obyek yang dipertanggungkan

j)   Risiko sosial.

B. METODE-METODE PENGAWASAN 

Metode-metode pengawasan bisa di kelompokan menjadi dua bagian, yaitu Pengawasan non kuantitatif dan Pengawasan kuantitatif

1.   Pengawasan Non-kuantitatif

Pengawasan non-kuantitatif tidak melibatkan angka angka dan dapat digunakan untuk mengawasi prestasi organisasi secara keseluruhan. teknik teknik yang sering digunakan adalah;

a)  Pengamatan ( pengendalian dengan observasi ). Pengamatan ditujukan untuk mengendalikan kegiatan atau produk yang dapat di observasi

b) Inspeksi teratur dan langsung. Inspeksi teratur dilakukan secara periodik dengan mengamati kegiatan atau produk yang dapat di observasi

c)  Laporan lisan dan tertulis. Laporan lisan dan tertulis dapat menyajikan informasi yang dibutuhkan dengan cepat disertai dengan feedback dari bawahan dengan relatif lebih cepat

d)  Evaluasi pelaksanaan

e)  Diskusi antara manajer dengan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan. Cara ini dapat menjadi alat pengendalian karena masalah yang mungkin ada dapat didiagnosis dan dipecahkan bersama

f)  Management by exception (mbe). Dilakukan dengan memperhatikan perbedaan yang signifikan antara rencana dan realisasi. Teknik tersebut didasarkan pada prinsip pengecualian. Prinsip tersebut mengatakan bahwa bawahan mengerjakan semua kegiatan rutin, sementara manajer hanya mengerjakan kegiatan tidak rutin

2.  Pengawasan kuantitatif

Pengawasan kuantitatif melibatkan angka angka untuk menilai suatu prestasi. Beberapa teknik yang dapat dipakai dalam pengawasan kuantitatif adalah ;

A. Anggaran

1)    Anggaran operasi, anggaran pembelanjaan modal, anggaran penjualan, anggaran kas

2)   Anggaran khusus, seperti planning programming, bud getting system (PBS), zero-base budgeting (ZBB), dan human resource accounting (HRA)

B.  Audit

1)   Internal  

Tujuan : membantu semua anggota manajemen dalam melaksanakan tanggung jawab mereka dengan cara mengajukan analisis, penilaian, rekomendasi dan komentar mengenai kegiatan mereka

2)   Eksternal

Tujuan : menentukan apakah laporan keuangan tersebut menyajikan secara wajar keadaan  keuangan dan hasil perusahaan, pemeriksaan dilaksanakan oleh pihak yang bebas dari pengaruh manajemen

C.  Analisis break-even

Menganalisa dan menggambarkan hubungan biaya dan penghasilan untuk menentukan pada   volume berapa agar biaya total sehingga tidak mengalami laba atau rugi.

D. Analisis rasio

Menyangkut dua jenis perbandingan  

1)  Membandingkan rasio saat ini dengan rasio-rasio di masa lalu

2) Membandingkan rasio rasio suatu perusahaan dengan perusahaan lain yang sejenis

C. Adapun sejumlah metode pengawasan feed back yang banyak dilakukan oleh dunia bisnis yaitu:

• Analysis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)

• Analisis Biaya Standar (Standard Cost Analysis)

• Pengawasan Kualitas (Quality Control)

• Evaluasi Hasil Pekerjaan Pekerja (Employee Performance Evaluation)

D.ALAT-ALAT PENGAWASAN.

Alat-alat pengawasan yang paling dikenal dan paling umum digunakan adalah :

1)  Manajemen Pengecualian (Management by Exception)

Manajemen pengecualian adalah teknik pengawasan yang memungkinkan hanya penyimpangan kecil antara yang direncanakan dan kinerja aktual yang mendapatkan perhatian dari wirausahawan. Manajemen penegecualian didasarkan pada prinsip pengecualian, prinsip manajemen yang muncul paling awal pada literatur manajemen. Prinsip pengecualian menyatakan bahwa bawahan menangani semua persoalan rutin organisasional, sementara wirausahawan menangani persoalan organisasional non rutin atau diluar kebiasaan.

2) Management Information System (MIS)

MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.

-       MIS dirancang melalui beberapa tahap utama yaitu :

a.   Tahap survei pendahuluan dan perumusan masalah

b.  Tahap desain konseptual

c.   Tahap desain terperinci

d.  Tahap implementasi akhir

-       Kriteria agar MIS berjalan efektif, yaitu :

a.   Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan

b.  Mempertimbangkan secara hati-hati biaya system

-       Sedangakan criteria utama MIS efektif yaitu :

a.   Pengawasan terhadap kegiatan yang benar

b.  Tepat waktu dalam pemakainya

c.   Menekan biaya secara efektif

d.   System yang digunakan harus tepat dan akurat

e.   Dapat diterima oleh yang bersangkutan

3) Analisa Rasio

Rasio adalah hubungan antara dua angka yang dihitung dengan membagi satu angka dengan angka lainnya. Analisa rasio adalah proses menghasilkan informasi yang meringkas posisi financial dari organisasi dengan menghitung rasio yang didasarkan pada berbagai ukuran finansial yang muncul pada neraca dan neraca rugi-laba organisasi.

4) Penganggaran

Anggaran dalam organisasi ialah rencana keuangan yang menguraikan bagaimana dana pada periode waktu tertentu akan dibelanjakan maupun bagaimana dana tersebut akan diperoleh. Anggaran juga merupakan laporan resmi mengenai sumber-sumber keuangan yang telah disediakan untuk membiayai pelaksanaan aktivitas tertentu dalam kurun waktu yang ditetapkan. Disamping sebagai rencana keuangan, anggaran juga merupakan alat pengawasan.

Anggaran adalah bagian fundamental dari banyak program pengawasan organisasi. Pengawasan anggaran atau Budgetary Control itu sendiri merupakan suatu sistem sasaran yang telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi kegiatan-kegiatan manajerial, dengan membandingkan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan.